Gli studi degli amministratori molto spesso si trovano pieni di documenti dei condomini che hanno amministrato per anni, alcuni dei quali ormai privi di reale utilità. Come liberarsi di questa documentazione nel rispetto della privacy?

Molti amministratori spesso ci chiedono se è possibile liberarsi di alcuni documenti condominiali relativi ad anni passati, ormai del tutto inutili, e come eventualmente poter procedere con le operazioni di smaltimento. Sarà capitato infatti ad ogni amministratore di avere uno spazio del proprio studio pieno zeppo di inutili carte e documenti, che dovrebbero essere eliminati per far spazio a faldoni più attuali. 

In questo articolo vedremo se è possibile come distruggere i documenti condominiali, se ciò è consentito e quando. 

L’amministratore può liberarsi della documentazione condominiale?

Chiariamolo subito: l’amministratore non può liberarsi della documentazione condominiale se non vi sia il previo consenso dell’assemblea. 

In base all’articolo 1130 bis del Codice Civile i documenti contabili, come ad esempio fatture, giustificativi di spesa, ricevute fiscali e documenti di tal genere, devono essere conservati per 10 anni. Sugli altri documenti, come delibere o verbali assembleari, la legge non si esprime, ritenendo che debbano essere conservati fino al tempo utile per il loro utilizzo. 

In ogni caso, essendo beni sottratti alla disponibilità dell’amministratore ed essendo di proprietà dei condòmini, si ritiene che di tali beni non possa disporre l’amministratore a suo piacimento, ma prima di provvedere alla loro distruzione, sia obbligato a passare dall’assemblea. L’articolo 1713 del Codice Civile prevede infatti che il mandatario debba rimettere al mandante tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato. Ciò significa che tutti i documenti del condominio non sono del mandatario, bensì del mandante.  La documentazione potrà pertanto essere materialmente eliminata soltanto previo parere favorevole del mandante e cioè in tal caso l’assemblea condominiale. 

Sulle maggioranze richieste, vi sono opinioni discordanti in giurisprudenza, fra chi ritiene che possa bastare la maggioranza semplice e chi invece, considerando la documentazione come un bene comune, ritenga necessario il parere favorevole di tutti i condòmini. 

In ogni caso l’amministratore non potrà in autonomia provvedere all’eliminazione della documentazione condominiale.

Come distruggere la documentazione condominiale?

Esistono diversi modi per distruggere la documentazione condominiale, nel rispetto della normativa sulla privacy. Mettiamo il caso infatti che l’assemblea si fosse espressa favorevolmente all’eliminazione dei documenti, l’amministratore si troverebbe poi davanti al difficile compito di capire come gestire la distruzione di quella vasta mole di documentazione, contenente informazioni personali dei condòmini e che pertanto non potrebbe essere lasciata in mezzo alla strada o in altri luoghi in cui chiunque potrebbe entrarne in posseso, riuscendo ad assumerne il contenuto.

Si ricorda infatti che in base a quanto previsto dall’articolo 4 del GDPR, per trattamento dei dati personali si intende “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”. 

Anche la distruzione dei documenti condominiali dunque rientra fra i trattamenti dei dati personali e in quanto tale deve avvenire in maniera conforme al GDPR. 

Quali sono dunque le modalità con le quali operare una distruzione dei documenti condominiali nel rispetto della normativa sulla privacy? Ecco di seguito alcuni esempi:

Distruzione cartacea:

• Triturazione: I documenti vengono tagliati in piccoli frammenti mediante una trituratrice. Il livello di sicurezza della triturazione dipende dalla dimensione dei frammenti prodotti.
• Incinerazione: I documenti vengono bruciati in un inceneritore industriale. Questo metodo è sicuro, ma occorre tenere conto dei rischi di impatto ambientale.
• Dissoluzione: I documenti vengono immersi in un liquido che li dissolve completamente. Questo metodo è sicuro e rispettoso dell’ambiente, ma può essere costoso.

Distruzione digitale:

• Cancellazione sicura: I dati vengono sovrascritti con dati casuali più volte, rendendoli irrecuperabili.
• Formattazione: I supporti dati (ad esempio, hard disk, CD-ROM) vengono formattati in modo da cancellare tutti i dati.
• Demagnetizzazione: I supporti dati magnetici (ad esempio, nastri magnetici) vengono demagnetizzati, cancellando così i dati.

In definitiva, la distruzione sicura dei documenti rappresenta un investimento nella tutela della privacy e nella conformità alle normative, contribuendo a proteggere il condominio e l’amministratore da potenziali sanzioni e danni reputazionali.

Oltre a quanto sopra, è importante rimanere informati sulle normative e le best practices in materia di distruzione dei documenti. Periodicamente, è consigliabile verificare l’esistenza di nuove linee guida o tecnologie che potrebbero migliorare l’efficacia e la sicurezza dei processi di distruzione.