Tutte le indicazioni utili per gli amministratori di condominio, al fine di comprendere come utilizzare lo spazio riservato alle comunicazioni per i condomini nel rispetto della normativa sulla privacy.

Come amministratore di condominio sai che la bacheca condominiale può essere uno strumento molto utile al fine di comunicare informazioni ai condomini. Tuttavia non tutte le informazioni possono essere pubblicate al suo interno, ma occorre rispettare le disposizioni sulla privacy dettate dal Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali (GDPR), evitando una diffusione impropria dei dati personali dei condomini. La domanda che ci poniamo quindi è: quali avvisi possono essere affissi sulla bacheca condominiale?

Affinché la bacheca condominiale venga utilizzata correttamente, le comunicazioni devono essere sempre generiche e non far mai riferimento a informazioni personali dei singoli condomini. Occorre infatti sempre tener conto che generalmente la bacheca condominiale è posta in un’area di passaggio visibile anche da soggetti esterni (fornitori, visitatori ecc.). Pensiamo ad esempio al caso di un avviso affisso dall’amministratore per richiedere lo spostamento delle auto poste in prossimità dei cassonetti condominiali, che rechi anche l’indicazione delle targhe dei condomini che hanno parcheggiato in modo inopportuno. Questa situazione potrebbe facilmente compromettere la riservatezza dei condomini interessati, la targa dell’auto è infatti considerata un dato identificativo che potrebbe permettere in tal caso di risalire al nome e cognome di chi ha lasciato la macchina davanti ai cassonetti. 

In questo articolo analizzeremo una serie di casi concreti e capiremo quali comunicazioni possono e quali non possono essere pubblicate sulla bacheca condominiale. Lo faremo basandoci anche su alcune decisioni del Garante della Privacy, che ci consentono di fornire un quadro completo per guidare gli amministratori di condominio in un corretto utilizzo di questo utile strumento.

1. Quali avvisi non posso essere pubblicati sulla bacheca condominiale?

In base all’impostazione dettata dal Garante si può ritenere che sulla bacheca condominiale non possano in alcun modo essere affissi avvisi che comportino l’indicazione di dati personali, ovvero quelle informazioni che permettano di identificare l’identità di un condomino. Nella pratica quali possono essere questi avvisi? Vediamo qualche esempio.

Avvisi di mora e solleciti di pagamento

L’amministratore di condominio non può in alcun modo pubblicare sulla bacheca informazioni relative ai debiti individuali, come importi dovuti, scadenze e dati identificativi dei condomini che hanno un debito rispetto ai pagamenti condominiali. Queste informazioni possono nuocere la sfera privata e la reputazione degli stessi condomini, dal momento che comportano l’esposizione di una situazione personale del condomino anche a persone estranee alla vita condominiale. L’amministratore si deve dunque assolutamente astenere dal pubblicare sulla bacheca condominiale questo genere di informazioni, ciò anche sulla base di quanto espresso nel provvedimento del 18 maggio 2006 dal Garante della Privacy, che vedremo in seguito. 

Informazioni che consentano di identificare indirettamente i condomini

Tutti gli avvisi contengono dati che permettono a chi li legge di identificare indirettamente i condomini non possono essere affissi sulla bacheca condominiale. Pensiamo ad esempio alla targa dell’auto. L’amministratore non potrebbe pubblicare sulla bacheca un avviso di rimozione delle auto nel cortile condominiale, che contenga la targa delle vetture dell’auto del singolo condomino, chiedendo ad esempio di non lasciarla in sosta davanti ai bidoni nel cortile interno o all’accesso della rampa condominiale. Si potrebbe invece tranquillamente pubblicare un avviso generico, senza le indicazioni delle targhe delle auto o di altri elementi identificativi, con il quale l’amministratore inviti allo spostamento delle auto parcheggiate in maniera scorretta. Sul punto il Garante si è pronunciato con provvedimento del 18 giugno 2009.

Avvisi di ricorsi o atti legali

Questi tipi di atti molto spesso contengono dati personali, anche sensibili dei condomini, pertanto la loro pubblicazione sulla bacheca condominiale, senza il consenso del condomino interessato, può comportare una violazione della normativa sulla privacy. L’amministratore di condominio non può ad esempio pubblicare sulla bacheca condominiale un avviso di convocazione di un’assemblea che contenga un ricorso presentato da una donna residente nell’immobile, all’interno del quale siano indicati i dati personali della stessa. Se occorre convocare un’assemblea straordinaria, sarà innanzitutto necessario comunicarlo individualmente ai singoli condomini, potendo poi pubblicare sulla bacheca condominiale un avviso generico che però non riporti in alcun modo atti giudiziari o ricorsi oggetto dell’assemblea in questione. Anche il Garante ha preso in analisi questo caso specifico con il provvedimento dell’8 luglio 2010. 

3. Quali avvisi possono essere pubblicati sulla bacheca condominiale?

Analizzati dunque gli avvisi che non possono essere affissi sulla bacheca condominiale, occorre infine comprendere quali sono invece quegli avvisi che possono essere tranquillamente pubblicati nel pieno rispetto della normativa sulla privacy.

A tal proposito è assolutamente necessario anticipare il richiamo al provvedimento del 18 maggio 2006, con il quale il Garante ha ribadito che all’interno della bacheca condominiale possono essere contenuti solo avvisi di carattere generale utili ad una più efficace comunicazione di eventi di interesse comune. 

Ma quali sono dunque questi avvisi?

Tra gli avvisi di carattere generale che possono essere pubblicati sulla bacheca condominiale si annoverano ad esempio: 

1. quelli indicanti date e orari di accessi al condominio per le letture dei contatori: l’amministratore potrà riportare sulla bacheca avvisi con l’indicazione della data e dell’ora in cui la ditta incaricata svolgerà le operazioni di lettura dei contatori, specificando le modalità di ingresso dell’edificio e fornendo dei contatti per eventuali domande; 
2. promemoria della convocazione di assemblea: l’amministratore è tenuto a convocare l’assemblea sempre attraverso canali individuali, come raccomandata, fax o posta elettronica certificata. Sulla bacheca condominiale però può essere pubblicato un avviso che funga da promemoria per i condomini, a condizione che non rechi informazioni di carattere personali sui condomini, che potrebbero riguardare l’oggetto dell’assemblea;
3. avvisi su lavori di manutenzione: sulla bacheca possono essere pubblicati avvisi che contengono l’indicazione dell’inizio, della durata e della tipologia dei lavori di manutenzione da eseguire nel condominio (ad esempio, lavori al tetto, alla facciata, all’impianto idraulico o elettrico). Risulta inoltre necessario specificare eventuali disagi che i lavori potrebbero causare ai condomini (ad esempio, interruzione di acqua o luce, rumori). Anche in tal caso è poi importante fornire un contatto per eventuali segnalazioni;
4. informazioni genericamente utili per il condominio: è poi possibile pubblicare in bacheca informazioni di carattere generale come il regolamento condominiale, le norme di comportamento da seguire, le informazioni su raccolta differenziata, riscaldamento centralizzato e portierato, nonché i recapiti dell’amministratore.

3. Bacheca condominiale e privacy: cosa dice il Garante?

Abbiamo analizzato diversi casi pratici davanti ai quali un amministratore potrebbe trovarsi nell’utilizzo del delicato strumento della bacheca condominiale. Adesso occorre fare un passo indietro e analizzare i provvedimenti adottati di recente dal Garante della privacy in tema di bacheca condominiale e tutela dei dati personali, al fine di comprendere quale sia il quadro giuridico di riferimento.

Quando parliamo di problematiche relative al rispetto della privacy nell’ambito della bacheca condominiale è chiaramente necessario prendere come punto di riferimento primario il Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali (GDPR), il quale prevede all’articolo 6 le varie condizioni che devono sussistere, perché si possa avere un trattamento lecito dei dati personali degli interessati. Tra questi rileva certamente l’espressione del consenso da parte dell’interessato, ovvero nel nostro caso il condomino. Risulta chiaro dunque come, nel nostro ambito di interesse, una qualsiasi esposizione di informazioni personali relative a un condomino sulla bacheca condominiale, senza il suo consenso, possa configurare una chiara violazione del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali.

Chiarito ciò, è necessario analizzare quali siano le decisioni adottate di recente dal Garante della privacy. Per farlo occorre prima di tutto focalizzare l’attenzione sull’ultima relazione annuale redatta dal Garante e pubblicata in data 6 luglio 2023, relativa all’anno 2022, in cui questo, nell’affrontare il tema della privacy in ambito condominiale, ha ribadito che sulla bacheca condominiale possono essere affissi solo avvisi di carattere generale, ovvero privi di dati che permettano di risalire a soggetti identificati o identificabili.

Appare evidente, dunque, l’impostazione dettata dal Garante che, nell’affrontare il tema della privacy nell’ambito della bacheca condominiale, ribadisce la necessità che siano affissi solamente avvisi che non permettano di risalire ai soggetti interessati, ovvero i condomini. Questa impostazione richiama lo storico provvedimento del 18 maggio 2006 del Garante della privacy, che ha delineato per la prima volta nello specifico delle linee guida in tema di privacy condominiale, a cui il Garante anche nell’ultima relazione annuale fa riferimento per dettare la disciplina sul tema. Nel provvedimento in questione infatti il Garante spiega come all’interno della bacheca condominiale possano essere contenuti solo avvisi di carattere generale utili ad una più efficace comunicazione di eventi di interesse comune (ad esempio, inerenti allo svolgimento dell’assemblea condominiale o relative a comunicazioni urgenti: si pensi ad anomalie nel funzionamento degli impianti), rimettendo a forme di comunicazione individuale, o alla discussione in assemblea, la trattazione di affari che comporti il trattamento di dati personali riferiti a condomini individuati specificatamente.

Occorre sottolineare come il campo giuridico in questione sia in continua evoluzione. Sempre più spesso, infatti, la tutela della privacy si allarga ai più svariati settori della vita quotidiana, anche a causa dello sviluppo della tecnologia. Per rimanere al nostro caso, pensiamo anche solo allo strumento della bacheca condominiale digitale, ormai in uso in molti condomini, la quale è in grado di aprire nuovi scenari rispetto alle forme di tutela di privacy in ambito condominiale. È chiaro, dunque, come sia fondamentale rimanere sempre aggiornati su tutte le evoluzioni normative che riguardano questo tema, al fine di garantire una tutela dei dati personali dei condomini sempre efficiente.