Come comportarsi quando i condomini chiedono di visionare i documenti condominiali?

L’amministratore è obbligato a garantire la visione della documentazione dello stabile? Di quali documenti si tratta? A carico di chi sono le spese? Sono previsti dei limiti? Come inoltrare la richiesta? Se l’amministratore si rifiuta di esibire i documenti, che cosa può succedere?

Sei un amministratore di condominio e i condomini dell’immobile che amministri ti stanno chiedendo di visionare alcuni documenti condominiali. Prima di agire vuoi capire però quali sono le regole da rispettare, per evitare di incorrere in errori. In questo articolo cercheremo di spiegare come comportarsi quando i condomini chiedono di accedere ai documenti condominiali per visionarli.

Gestire un condominio significa conservare una moltitudine di dati e informazioni personali dei singoli condomini e delle loro abitazioni. Tra queste assumono importanza fondamentale i documenti condominiali, come ad esempio il registro di contabilità, dei verbali, delle nomine e revoche dello stesso amministratore, il regolamento condominiale, le tabelle millesimali, le fatture, i preventivi, la corrispondenza, ecc. 

Il Codice Civile prevede che ogni condomino abbia pieno diritto a consultare questi documenti, tuttavia, l’esercizio di questo diritto deve essere contemperato con un altro fondamentale principio: la privacy. 

In questo articolo cercheremo di fornire agli amministratori di condominio una guida completa e aggiornata per comprendere come gestire le richieste di accesso ai documenti condominiali, nel pieno equilibrio fra questi due principi. 

Il diritto di accesso alla documentazione condominiale

Il ruolo dell’amministratore di condominio è stato fortemente rafforzato dalla riforma del condominio del 2012, con la quale questi è divenuto a tutti gli effetti il gestore del condominio con compiti precisi e delineati. Tra questi rientra sicuramente la trasparenza nella gestione condominiale, che impone all’amministratore di permettere ai condomini di visionare tutti quei documenti condominiali relativi all’amministrazione dei beni e delle risorse comuni. 

Le norme di riferimento sono l’articolo 1129 e 1130 bis del Codice Civile. 

L’articolo 1129 prevede infatti che l’amministratore sia tenuto ad indicare ai condomini i luoghi nei quali sono conservati i registri condominiali (come ad esempio il registro anagrafico del fabbricato, i verbali di assemblea o il registro di contabilità), comunicando anche gli orari e i giorni in cui questi possono visionarli ed estrarne copia.

L’articolo 1130 bis invece contribuisce ad ampliare il diritto di accesso dei condomini garantendo a questi il diritto di visionare i documenti giustificativi di spesa in qualsiasi momento, anche al di fuori dell’assemblea.

L’amministratore dunque non può in alcun modo rifiutarsi di mostrare questa documentazione ai condomini. La richiesta deve partire dal singolo condominio, che in caso di rifiuto da parte dell’amministratore può anche intraprendere un’azione giudiziaria contro questo, come vedremo di seguito.

È quindi assolutamente consigliabile che l’amministratore permetta sempre ai condomini di visionare i documenti condominiali, in modo da evitare possibili contenziosi anche in sede di giudizio. 

Chiarito ciò andiamo ad esaminare nello specifico la materia, dando risposta alle domande più frequenti che un amministratore può porsi quando si parla di accesso ai documenti condominiali. 

Cosa si intende per documenti condominiali?

Abbiamo visto come l’amministratore deve comportarsi davanti ad una richiesta di accesso ai documenti condominiali, in base a quanto previsto dal Codice Civile. Ma cosa si intende effettivamente per documenti condominiali. Vediamolo insieme:

 a) verbali delle assemblee condominiali:

• all’interno di questi è presente il contenuto delle delibere assembleari e di tutte le attività che avvengono durante l’assemblea. Visionando questi documenti i condomini possono ricostruire quanto deciso in assemblea su questioni come la nomina e la revoca dell’amministratore, lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria, controversie fra condomini, modifiche al regolamento condominiale ecc.;

 b) contratti stipulati dall’amministratore:

• i condomini visionando questi documenti possono risalire agli accordi stipulati dall’amministratore con ditte appaltatrici, fornitori o professionisti e verificarne le condizioni. Pensiamo ad esempio a contratti di appalto per manutenzioni, contratti per la fornitura di servizi come pulizia o giardinaggio, contratti di prestazione d’opera professionale (es: avvocato) ecc.;

 c) fatture e ricevute relative alle spese condominiali:

• si tratta di quei documenti che consentono di verificare le spese che l’amministratore ha sostenuto per conto del condominio. I condomini possono chiedere di visionarli per verificarne la correttezza rispetto a quanto deliberato in assemblea. Si tratta generalmente delle spese per acqua, luce, gas, assicurazioni, manutenzioni o spese legali;

d) corrispondenza intercorsa tra l’amministratore e i fornitori:

• l’amministratore spesso può intrattenere delle comunicazioni con terze parti, come ad esempio fornitori. I condomini hanno diritto di accedere a questa corrispondenza per verificarne il contenuto. Si può trattare di comunicazioni relative a pagamenti, ordini, richieste di preventivo, informazioni su alcuni servizi ecc.;

e) documenti contabili e fiscali del condominio:

• si tratta di quei documenti che servono per tenere la regolare contabilità del condominio e garantire il rispetto degli obblighi fiscali. Ad esempio il registro dei conti o il bilancio.

3. A carico di chi sono le spese per l’accesso alla documentazione condominiale?

Quando viene richiesta l’esibizione della documentazione condominiale, è facile che questa possa comportare dei costi, soprattutto nel caso in cui, ad esempio, si tratti di produrre numerose fotocopie dei documenti richiesti. La domande che viene spontaneo porsi per molti in questi casi è: chi paga?

Chiariamolo subito: le spese per l’accesso alla documentazione condominiale sono a carico del condomino che la richiede. L’amministratore non potrà dunque addebitare il costo all’intero condominio, bensì al singolo condomino che abbia fatto richiesta. In tal senso si è espressa anche la Corte di Cassazione nella sentenza n. 19210 del 2011.

Si consiglia pertanto di concordare anticipatamente con il condomino richiedente il costo di fotocopie, stampe o altri eventuali oneri previsti per garantire l’accesso ai documenti condominiali, per evitare che possano sorgere controversie. 

L’amministratore può chiedere un compenso per l’accesso alla documentazione?

Probabilmente se sei un amministratore ti sarai chiesto se l’attività di esibizione dei documenti richiesti dal condomino possa darti diritto ad un compenso. La risposta è no! L’amministratore non ha infatti alcun diritto a richiedere un compenso per questo tipo di attività, essendo compresa nelle sue mansioni per cui è già previsto un compenso deliberato dall’assemblea. Richiedere un compenso aggiuntivo per questa specifica attività sarebbe quindi del tutto ingiustificato.

In tal senso si è espressa anche la Corte di Cassazione con la sentenza n. 4686 del 2018. Secondo la Corte infatti l’esercizio della facoltà del singolo condomino di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti non deve costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell’amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell’incarico per tutta l’attività amministrativa di durata annuale.

Esistono dei limiti al diritto di accesso alla documentazione condominiale?

Il diritto di visionare i documenti condominiali, pur essendo di fondamentale importanza per garantire il principio della trasparenza in condominio, può subire alcuni limiti.

Questi possono essere dati da diversi fattori come:

a) tutela di dati sensibili e riservati: l’amministratore può impedire la visione di quei documenti che contengano all’interno i dati sensibili di alcuni condomini come ad esempio informazioni relative alla salute;

b) ostacolo alla gestione condominiale: la richiesta di visionare i documenti deve avvenire in momenti e in orari tali da non creare un intralcio alla gestione del condominio per l’amministratore. La richiesta non può essere fatta ad esempio in orari notturni o magari durante lo svolgimento dell’assemblea; 

c) documentazione in corso di elaborazione: l’amministratore può opporsi all’esibizione di alcuni documenti quando questi siano ancora in fase di redazione e la loro consultazione da parte di un condomino potrebbe comprometterne ad esempio la stesura.  

d) motivi di sicurezza: potrebbe accadere che alcuni documenti debbano essere conservati in luoghi specifici o con modalità particolari. Se momentaneamente non è possibile rispettare tali requisiti l’amministratore può impedire l’accesso a tali documenti.

6. Come deve essere presentata la richiesta di visionare i documenti condominiali? 

La richiesta di accesso alla documentazione relativa allo stabile non deve avvenire con modalità specifiche, potendo avvenire anche oralmente. La legge non prevede un tempo prestabilito entro il quale l’amministratore debba rispondere, ma si ritiene che la risposta debba comunque essere tempestiva. La Corte di Cassazione con la sentenza n. 19219, del 21.09.2011, ha inoltre chiarito che non è necessario nemmeno l’obbligo di motivazione, cioè l’obbligo di indicare le ragioni che giustificano la richiesta. L’importante è specificare esattamente quali documenti si intende visionare.

 Cosa succede se l’amministratore si rifiuta di esibire i documenti condominiali?

Come abbiamo visto l’amministratore, salvo alcuni casi, è tenuto a garantire la visione dei documenti condominiali. Nel caso in cui si rifiuti, il condomino richiedente può rivolgersi all’autorità giudiziaria, chiedendo al giudice di ordinare all’amministratore la consegna dei documenti in base a quanto previsto dall’articolo 633 del Codice di procedura civile oppure chiedere un provvedimento d’urgenza ai sensi dell’articolo 700 del Codice di procedura civile, volto sempre ad ottenere la consegna delle cose, ma in via d’urgenza, nel caso in cui le circostanze del caso lo richiedano. 

Da ultimo è bene segnalare che nel caso in cui l’amministratore decidesse di trattenere per sé alcuni documenti condominiali, con volontà di appropriarsene per ottenere qualche utilità, rifiutandosi in ogni modo di metterli nelle disponibilità dei condomini, potrebbe incorrere anche in una responsabilità penale per il reato di appropriazione indebita previsto dall’articolo 646 del Codice Penale che punisce con la reclusione da due a cinque anni e con la multa da euro 1.000 a euro 3.000, chiunque per procurare a sé o ad altri un ingiusto profitto, si appropria di una cosa altrui. Si tratta di un reato procedibile a querela. Ciò significa che perché possa essere chiamato a risponderne in giudizio, l’amministratore dovrà essere querelato personalmente dal condomino che ritenga la sua condotta penalmente rilevante.