Principio di pertinenza e non eccedenza: L’Amministratore può trattare soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti, le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Es: i dati anagrafici codice fiscale compreso gli indirizzi dei condomini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i numeri di telefono, indirizzo di posta elettronica ovvero la pec, i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, ed eventuali, ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali.
Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio.
Es: non si può riportare in fogli cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condomini o inquilini, connotazioni di natura strettamente personali quali “single”, “104” “abitualmente non viene all’assemblea”, “va in vacanza a settembre” “risponde sempre la segreteria” e simili. .

Responsabile del trattamento, l’Amministratore di condominio

Il Titolare del trattamento (il quale non può che essere “Il Condominio” quale Ente di gestione ancorchè privo di rilevanza giuridica), a meno che non abbia una sua struttura interna, si trova
necessariamente nella situazione di dover demandare all’esterno il trattamento dei dati personali di coloro che detengono diritti reali o di godimento sugli immobili. Uno fra tutti, l’amministratore. Costui se da un lato opera nelle vesti di legale rappresentante pro-tempore del Condominio, è pur vero che svolge il suo incarico sulla base di uno specifico mandato.
Non essendo presente nel mandato classico alcun riferimento alla protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679) occorrerà integrare la sua nomina con il richiamo all’art. 28 del GDPR.
Pertanto, in occasione della nomina o del suo rinnovo quale amministratore di condominio, è consigliabile (rectius: è necessario) riportare nel verbale di assemblea la sua “nomina” anche quale responsabile del trattamento dei dati. Una possibile formula è la seguente:
“L’assemblea, con riferimento al Regolamento UE 2016/679 e al successivo decreto di armonizzazione decr.Leg.vo 101/2018, in materia di protezione e circolazione dei dati personali, nomina l’amministratore del condominio …………………………, sig….,,,,,,,,,,,,,,,,,/ società,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,…, responsabile del trattamento dati ai sensi dell’art, 28 del GDPR. In detta veste è tenuto ad assolvere tale compito nel rispetto del RGPD e in particolare a quanto riportato dal citato articolo 28 Reg. UE 2016/679. Contestualmente a parziale deroga dell’art. 28 paragrafo 2, l’assemblea autorizza la nomina di eventuali sub-responsabili, per alcune attività di trattamento sui dati personali nel rispetto del regolamento stesso. L’amministratore è tenuto a fornire al Titolare (Condominio e per esso Condomini/Proprietari) l’elenco dei sub-responsabili a semplice richiesta”.
Inoltre, dovrà essere sottoscritto e conservato agli atti del condominio apposito mandato come da modello presente nella modulistica con il nome di “nomina responsabile ex art. 28 dell’ amministratore” Nella gestione della vita condominiale, oltre l’amministratore anche altri soggetti trattano i dati personali del Condominio come ad esempio commercialisti, consulenti del lavoro, etc. Costoro rientrano nella medesima fattispecie di cui all’art. 28 del GDPR assumendo la veste di sub-responsabili e sono nominati dal soggetto denominato “Responsabile” che non è altro che l’amministratore.- I soggetti che rientrano nella casistica di cui al capoverso che precede vanno nominati in qualità di sub-responsabili del trattamento dei dati personali. Il modulo per la nomina di tali sub responsabili è presente nella, modulistica con il nome “nomina sub responsabile quali fornitore di servizi”.
Infine, citando l’art. 28 del GDPR al par. 1 “Qualora un trattamento debba essere effettuato per conto del titolare del trattamento, quest’ultimo ricorre unicamente a sub responsabili del trattamento che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del presente regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato”. E’ di evidenza palmare che sia precisa responsabilità del Titolare scegliere accuratamente i suoi sub responsabili e come tale scelta abbia delle importanti ripercussioni sul Condominio. Per questo motivo è stato predisposto il “modello qualifica fornitore” che deve essere trasmesso al responsabile del trattamento con la richiesta di dimostrare al Titolare l’adeguatezza dei propri trattamenti al Regolamento UE 2016/679.
Anagrafe condominiale: nel corpo dell’art. 1129 2^ comma C.C. non si ravvisa alcuno specifico obbligo a carico del condomino di allegare copia dei documenti ai fini della costituzione del registro di anagrafe da parte dell’amministratore di condominio. Per altro la direttiva 15/7/2015 del Garante Italiano deduce il divieto di chiedere e acquisire copia di documenti di identità, limitando, per altro, tale possibilità ai Gestori dei servizi di telefonia e alla Pubblica Amministrazione nel caso richieda un atto di notorietà ai sensi del DPR 445/2000. Si è puntualizzato che la trasmissione all’amministratore da parte del condomino della copia autentica del titolo che determina il trasferimento del diritto di proprietà, in relazione alla quota delle spese condominiali dovute in relazione al dettato dell’art. 63 disp. att. c.c. concerne, espressamente, l’ipotesi in cui viene effettuata dallo stesso un’operazione di compravendita e pertanto non riguarda propriamente la tenuta del registro dell’anagrafe condominiale da parte dell’amministratore; la finalità è volta a soddisfare l’esigenza di sollevare il proprietario dell’immobile, che cede il diritto sull’unità immobiliare a terzi, dall’obbligo di contribuzione delle spese condominiali dal momento in cui il suddetto trasferimento viene reso noto al condominio (nota 16 dicembre 2015).
Ai sensi dell’art. 1130 c.c. comma 6 è obbligo di ogni singolo proprietario comunicare le variazione dei dati afferenti l’uniità immobiliare di cui è proprietario e compete all’amministratore di condominio “curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari, di eventuali titolari di diritti reali e delle persone o Enti aventi diritti personali di godimento; il registro deve contenere anche il del codice fiscale di tutti soggetti prima indicati con indicazione della loro residenza o domicilio o dimora effettiva, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio.” Ogni dato personale eccedente l’elencazione dell’art. 1130 non fa parte dell’anagrafe condominiale e, pertanto, non può essere trasmesso/comunicato al “condominio” senza il consenso dell’interessato.
L’art. 1130 continua “Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni”. Seppur vero è che risulta onere del condòmino comunicare all’amministratore qualsivoglia variazione, risulta molto frequente la totale inerzia in tal senso rendendo l’anagrafica condominiale in possesso dell’amministratore spesso desueta e/o incompleta. L’esattezza e correttezza dei dati personali è un principio del Regolamento UE 2016/679 il quale all’art. 5 par. 1 lettera d) specifica che i dati devono essere “esatti e, se necessario, aggiornati; devono essere adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati («esattezza»). Diventa pertanto onere del Titolare del trattamento (nel caso del Condominio quindi del Responsabile che per suo conto tratta-dati personali), mantenere costantemente i dati esatti e aggiornati.
Per questo motivo è opportuno che l’amministratore predisponga una procedura interna al suo studio, quale best practice, con la quale periodicamente (almeno con cadenza annuale) invii una comunicazione a tutti i condomini nella quale li invita a comunicargli variazioni riguardati i dati oggetto dell’anagrafica condominiale o comunque adottando una procedura che garantisca la costante esattezza dei dati e un puntuale aggiornamento degli stessi.
Utilizzo di numeri telefonici o e-mail: i numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se l’interessato abbia fornito il proprio consenso esplicito o implicito (implicito: ad esempio ricezione comunicazione dall’interessato). Vige sempre e comunque il principio di proporzionalità con particolare riferimento a frequenze e ad orari: il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare situazioni di pericolo o danni incombenti), mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie.
Tali dati possono essere comunicati a terzi solo con il consenso dell’interessato. Quindi prima di fornire il numero di cellulare dell’Interessato ad un Artigiano, per un intervento di manutenzione, è necessario acquisire il consenso dell’interessato; ovviamente “sarebbe” utile che tale consenso fosse fornito per iscritto tramite un mail o un messaggio.
Visione e copia dei documenti condominiali: Il Garante – nel sottolineare il necessario bilanciamento di interessi tra l’esercizio del diritto di accesso ai dati personali disciplinato dagli art. 15 del GDPR e il diritto di prendere visione e di ottenere eventualmente copia del registro contabile nella sua interezza, ai sensi dell’art. 1129 c.c. ha chiarito che il registro può essere visionato, previa richiesta all’amministratore, dagli interessati gratuitamente e che gli stessi possono ottenerne eventualmente copia, previo rimborso della relativa spesa. L’Autorità ha dunque colto l’occasione per ribadire che la conoscibilità delle informazioni concernenti i partecipanti alla compagine condominiale, deve restare impregiudicata qualora ciò sia conforme alla disciplina civilistica o comunque sia prevista in base ad altre norme presenti nell’ordinamento, purché sussistano i relativi presupposti fissati dalla legge. Per altro in una ottica di corretta relazione tra gli Interessati e ikl mandatario (amministratore) sovviene l’ordinanza n. 5443 della Suprema Corte di Cassazione del 26/02/2021 che ha confermato il diritto dell’Interessato, senza che l’istante motivi la richiesta, di avere copia della corrispondenza intercorsa tra l’amministratore e un Condominio quando l’argomento riguarda la tutela di parti comuni condominiali. Nel caso di specie l’interessato chiedeva copia della lettera di diffida inviata dall’amministratore ad un Condomino che stava eseguendo lavori abusivi su aree condominiali,
Il dipendente dello stabile: il Condominio è datore di lavoro rispetto al portiere dello stabile e quest’ultimo ai sensi del D.lgs. 196/2003 veniva nominato per iscritto “Incaricato del trattamento” per poter legittimamente venire a conoscenza dei dati personali relativi al condomino. Tale articolo è stato abrogato dal D.lgs. 101/2018 che per altro ha abrogato quasi del tutto le norme contenute del vecchio codice ad eccezione dell’art. 167 nella nuova formulazione e 167 bis e ter che riguardano i trattamenti sanzionatori di natura penale per la diffusione di dati, con danno per l’Interessato o vantaggi per il soggetto violante le norme sulla privacy, in relazione ai dati particolari cui agli artt. 9 e 10 del GDPR.
Il Regolamento in vigore in relazione “al dipendente” non menziona espressamente tale soggetto, ma parla di addetto al trattamento.
E’ opportuno designare il dipendente del Condominio in qualità di addetto/incaricato laddove nello svolgimento delle sue mansioni, si trovi a trattare dati personali. Da qui discende la necessità della sua” formazione” ai sensi dell’art. 29 del Regolamento UE 2016/679 con la somministrazione di idonei corsi in materia di privacy.
Per quanto attiene il consenso del portiere al trattamento dei suo dati personali, sia ordinari che particolari, non è previsto, se il trattamento è limitato alla gestione del rapporto di lavoro essendo esso parte di un contratto (vedi art. 6 lett. b) GDPR). Importante è indicare all’interno dell’informativa, che dovrà essere rilasciata al dipendente, le modalità di trattamento dei suoi dati e la possibilità di comunicazioni a soggetti terzi unicamente secondo le finalità di cui alla stessa informativa. I soggetti terzi ad esempio sono il Consulente del lavoro o nel caso di una polizza assicurativa indicare la Compagnia e l’Agente operante.

Trattamento di categorie di dati particolari: il trattamento dei dati personali di natura particolare ai sensi dell’art. 9 par. 1 del Regolamento UE 2016/679 (come quelli ad esempio sullo stato di salute, sulle opinioni politiche, sulla religione) è consentito esclusivamente nel caso in cui siano

indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio e devono comunque essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.
Un esempio del trattamento dei dati sensibili è il caso in cui l’assemblea abbia deliberato l’abbattimento delle barriere architettoniche”, e contestualmente richiesto l’accesso a fondi per il rimborso totale o parziale delle spese. I documenti relativi al portatore di handicap necessari per l’istruzione della pratica sono dati particolari.
Altro caso di trattamento di dati particolari è quando, ad esempio, un soggetto denuncia un sinistro avvenuto negli spazi condominiali allegando il referto del pronto soccorso.
Altro esempio è l’indicazione di trattenute sindacale presenti all’interno della busta paga del dipendente essendo un esplicito riferimento all’orientamento politico.
L’amministratore che si trova a dover trattare dati di natura particolare può farlo previa raccolta del consenso esplicito o nei casi previsti dall’art. 9 par. 2 GDRP. In concreto, ad esempio, qualora per un incidente avvenuto all’interno del Condominio. L’amministratore deve aprire il sinistro. Prima di trasmettere alla Compagnia di Assicurazione il referto medico dell’Interessato, ha l’obbligo di chiedere il consenso per iscritto.

Regole sull’Assemblea di condominio in ambito Privacy:

1) è illecita la comunicazione a terzi di dati personali riferiti ai partecipanti (esempio uso illecito della bacheca o trasmissione a terzi di parti del verbale a soggetti estranei al condominio). 2) possono partecipare terzi in assemblea quali tecnici o consulenti, per trattare i punti all’ordine del giorno per i quali i partecipanti ne ritengono necessaria la presenza a condizione che, preventivamente, l’assemblea esprima il parere favorevole con una votazione specifica e le cui condizioni siano trascritte sul verbale; Queste persone possono, inoltre, rimanere solo per il tempo necessario alla trattazione dell’argomento.
Anche i terzi soggetti che intervengono a mezzo delega scritta in rappresentanza dei condomini, sono tenuti al rispetto del principio della riservatezza sul contenuto degli argomenti trattati. 3) L’assemblea può essere registrata anche senza il consenso informato e unanime dei condomini a condizione che il file audio non venga divulgato a soggetti terzi o semplicemente non presenti alla riunione stessa. La divulgazione della registrazione dei lavori dell’assemblea è un illecito penale. E’ fatto salvo un eventuale diritto di difesa per cui risulta consentita la consegna del file all’Autorità Giudiziaria competente.

Ulteriori diritti dei condomini:

1) ciascun condomino, ma anche ogni partecipante alla vita condominiale (cioè anche il conduttore o l’usufruttuario o qualunque soggetto titolare di un diritto reale di godimento) può accedere a tutti i dati a lui riferiti;
2) i titolari di diritti reali o di godimento possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese (1130 bis c.c.);
3) ogni condomino ha diritto di acquisire dall’amministratore i prospetti contabili dai quali evincere i nominativi degli eventuali condomini morosi sia al momento del rendiconto che nell’arco della gestione; 4) ogni partecipante alla vita condominiale ha il diritto di conoscere quali dati personali sono in possesso dell’amministratore e alla portabilità degli stessi. Per portabilità si intende ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano; 5) essendo l’amministratore il responsabile del trattamento dei dati in sede di passaggio di consegne dovrà tener conto dell’art 20 Reg. UE 2016/679 sulla portabilità dei dati. fornendo all’amministratore entrante i dati personali dei condomini in formato strutturato, di uso comune e leggibili da dispositivo automatico.