L’utilizzo di strumenti come le nuove app di messaggistica è sempre più frequente in ogni ambito della nostra società. L’amministratore di condominio può avvalersi di strumenti di messaggistica istantanea? Quali implicazioni ci sono in tema di privacy?

I social network hanno ormai invaso la nostra società, tanto da essere presenti in ogni ambito della nostra vita quotidiana, dal tempo libero al lavoro. In particolare app di messaggistica come Whatsapp hanno totalmente sostituito i canali comunicativi ordinari, come la semplice chiamata al telefono o l’sms, diventando il centro attorno al quale orbitano le nostre comunicazioni quotidiane.

Inevitabilmente anche la realtà condominiale è stata interessata da questo fenomeno, al punto che ormai gli amministratori utilizzano Whatsapp per inviare diverse comunicazioni ai condòmini, con la creazione di gruppi, chat personalizzate ecc. 

L’amministratore può creare un gruppo Whatsapp per comunicare con i condòmini?

Si, di per sé l’amministratore può utilizzare un gruppo Whatsapp per comunicare con i condòmini, ma occorre che questo ottenga il consenso da parte di tutti i condòmini all’utilizzo del loro numero di telefono per le comunicazioni tramite il gruppo.  Sui gruppi Whatsapp infatti appare il numero di telefono di ogni membro, che è a tutti gli effetti un dato personale e il cui trattamento è soggetto alle regole della normativa privacy. Potrebbe infatti verificarsi il caso di un condòmino che inserito a suo insaputa all’interno del gruppo Whatsapp si lamenti per non essere stato prima avvisato, non essendo sua intenzione mettere a conoscenza di tutti i condòmini il proprio numero di telefono. 

In conformità a quanto previsto dall’art. 6 del GDPR è pertanto fondamentale, perchè l’inserimento nel gruppo Whatsapp sia lecito, che l’interessato, ovvero in tal caso, il condòmino, abbia prestato il consenso. Un consenso che deve essere specifico, informato e revocabile, rendendo consapevole il condòmino dei motivi per i quali il suo numero di telefono viene richiesto e per quali finalità verrà utilizzato con l’inserimento nel gruppo Whatsapp. 

Il numero di telefono, come già ribadito, è un dato personale a tutti gli effetti e un suo utilizzo sbagliato può comportare gravi sanzioni e conseguenze anche dal punto di vista penale. 

Sul tema si è anche pronunciata la Corte di Cassazione, III sezione penale, nella sentenza n. 21839 del 17.02.2011 . Secondo quanto espresso dalla Suprema Corte, divulgare il numero di telefono di una persona, senza il suo consenso, a prescindere dal fatto che si sia venuti in possesso dello stesso in maniera lecita, costituisce il reato di trattamento illecito di dati personali, che può inoltre dare origine anche a risarcimento del danno. 

Alla luce di quanto riportato, si consiglia dunque, per evitare qualsiasi tipo di contestazione, di dotarsi di un’apposita informativa privacy che indichi esattamente le finalità per le quali il numero di telefono viene raccolto e le modalità di trattamento, in modo tale che ogni condòmino possa esprimere il proprio consenso in maniera informata, evitando così spiacevoli contenziosi. 

Per quali informazioni l’amministratore di condominio può utilizzare il gruppo Whatsapp?

L’amministratore di condominio potrà avvalersi del gruppo Whatsapp per comunicazioni di carattere informativo e generale come informazioni su lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria, promemoria dell’assemblea, comunicazioni generali di scadenze per pagamenti condominiali (ad esempio, rate delle spese condominiali, bollette), informazione su eventi e iniziative condominiali ecc. Non potrà invece essere utilizzato il gruppo Whatsapp per comunicazioni ufficiali, come la convocazione dell’assemblea, che secondo quanto previsto dall’articolo 66 delle disposizioni attuative del Codice Civile deve essere convocata mediante raccomandata, PEC, fax o consegnato a mano. 

Uno dei dubbi che sorgono più spesso poi, in merito alle comunicazioni da poter inviare su Whatsapp ai condòmini, riguarda l’indicazione dei condòmini morosi. Come abbiamo già visto, i condòmini hanno pienamente diritto di conoscere i nomi dei condòmini che non pagano le spese condominiali o sono in ritardo con i pagamenti: il diritto di conoscere gli inadempimenti altrui prevale infatti sul diritto alla privacy del condòmino moroso. Ciò che è vietato è invece comunicare lo stato di morosità a terzi (che non siano creditori del condominio). Nel caso della chat Whatsapp del condominio si presuppone invece che all’interno del gruppo vi siano soltanto condòmini e pertanto soggetti del tutto legittimati a conoscere la posizione debitoria degli altri condòmini. 

Pertanto nel caso in cui, alcuni condòmini dovessero chiederti sul gruppo Whatsapp i nomi dei condòmini morosi, sarà tua facoltà comunicarli, assicurandoti prima che sul gruppo non vi siano soggetti terzi al condominio, senza che nessuno possa sollevare questioni in tema di privacy.